Regulamin

REGULAMIN UCZESTNICTWA W VII KONWENCIE OCHRONY DANYCH I INFORMACJI 2018
(dalej jako „Regulamin”)

1. Postanowienia ogólne
1.1. Postanowienia Regulaminu adresowane są do wszystkich osób biorących udział w VII Konwencie Ochrony Danych i Informacji, zwanym dalej „Konwentem”, oraz osób, które zgłaszają chęć swojego udziału w Konwencie, ale Organizator nie potwierdził jeszcze ich udziału.
1.2. Konwent odbędzie się w dniu 23 listopada 2018 r. w Hali Expo-Łódź w Łodzi przy al. Politechniki 4 (93-590 Łódź).
1.3. Organizatorem Konwentu są:

1.3.1. Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych sp.k. z siedzibą w Łodzi, ul. Żwirki 17, 90-539 Łódź, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział KRS pod numerem 0000465886, NIP: 725 20 68 627;
1.3.2. Forsafe Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Żwirki 17, 90-539 Łódź, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział KRS pod numerem 0000466922, NIP: 725 20 68 685, o kapitale zakładowym w wysokości 20.000 zł, opłaconym w całości;
zwani dalej łącznie „Organizatorem”.

1.4. Konwent jest cyklicznym wydarzeniem, adresowanym do przedstawicieli nauki i biznesu, którego przedmiotem jest wymiana poglądów i doświadczeń w dziedzinie ochrony danych osobowych.
1.5. Tematem przewodnim Konwentu będzie oddziaływanie przepisów unijnych regulujących kwestię ochrony danych osobowych na sytuację przedsiębiorców i administrację publiczną.

2. Warunki uczestnictwa
2.1. Uczestnikami Konwentu mogą być przedsiębiorcy lub osoby planujące rozpocząć działalność gospodarczą, przedstawiciele instytucji naukowych, samorządowych, administracji publicznej oraz innych instytucji wspierających rozwój przedsiębiorczości, których działalność jest związana z tematyką ochrony danych osobowych, zwani dalej „Uczestnikiem” lub „Uczestnikami”.
2.2. W Konwencie mogą wziąć udział maksymalnie trzej przedstawiciele jednej organizacji lub podmiotu, zgłaszającego akces do Konwentu.
2.3. Liczba Uczestników jest ograniczona i wynosi 300 osób.
2.4. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rejestracji w przypadku osiągnięcia wskazanego w punkcie poprzedzającym limitu Uczestników przed upływem terminu określonego w punkcie 4.1.
2.5. O możliwości udziału w Konwencie decyduje:

2.5.1. wykupienie jednego z pakietów opisanych w punkcie 3. Regulaminu, gwarantujących miejsce w poszczególnych wydarzeniach w ramach Konwentu;
2.5.2. decyzja Organizatora oparta w szczególności na kryterium zapewnienia jak najszerszego dostępu do informacji o ochronie danych osobowych.

2.6. Wstęp Uczestników do miejsca, w którym odbywa się Konwent jest możliwy po wcześniejszej rejestracji, dokonanej zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie 4. Regulaminu, z zastrzeżeniem punktu 2.7.
2.7. Wstęp na Konwent odbywa się na podstawie otrzymanego od Organizatora elektronicznego potwierdzenia rejestracji, wysłanego na adres poczty elektronicznej wskazany przez Uczestnika podczas rejestracji. Elektroniczne potwierdzenie rejestracji jest weryfikowane w punkcie rejestracji w dniu Konwentu.
2.8. Elektroniczne potwierdzenie rejestracji musi być uzyskane zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
2.9. Elektroniczne potwierdzenia rejestracji nabyte z naruszeniem postanowień Regulaminu nie będą uznawane przez Organizatora.
2.10. Zakazana jest odsprzedaż elektronicznych potwierdzeń rejestracji na aukcjach, licytacjach lub prowadzona w jakikolwiek inny sposób wskazujący na zarobkowy charakter takiej odsprzedaży.
2.11. W przypadku uzyskania elektronicznego potwierdzenia rejestracji i jednoczesnej niemożności stawienia się na Konwencie, dopuszczalne jest przekazanie potwierdzenia dowolnej osobie, po wcześniejszym zgłoszeniu zaistniałej sytuacji i danych Uczestnika zastępującego Organizatorowi pod adresem dominika.madej@lubasziwspolnicy.pl po uzyskaniu zgody Organizatora.
2.12. W braku uzyskania zgody Organizatora nie przysługuje możliwość skorzystania z elektronicznego potwierdzenia rejestracji przez inną osobę niż zarejestrowany Uczestnik.

3. Pakiety dla Uczestników
3.1. W związku ze zgłoszeniem uczestnictwa w Konwencie każdy Uczestnik ma możliwość wyboru pakietu usług, których rodzaje są opisane w niniejszym punkcie.
3.2. Uczestnik może wybrać więcej niż jeden pakiet usług.
3.3. Pakiet #1 daje możliwość bezpłatnej rejestracji udziału w Konwencie, z zastrzeżeniem punktu 2.5. i 2.7.
3.4. Pakiet #2 o wartości 99 zł brutto zapewnia:

3.4.1. gwarantowany udział w Konwencie i wydarzeniach towarzyszących;
3.4.2. materiały konferencyjne;
3.4.3. dostęp do wzorcowej, zgodnej z obowiązującymi regulacjami prawnymi dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, obejmującej:

3.4.3.1. Wzór rejestru czynności przetwarzania;
3.4.3.2. Wzór rejestru kategorii czynności;
3.4.3.3. Wzór polityki zarządzania naruszeniami i zgłaszania naruszeń;
3.4.3.4. Wzór ewidencji naruszeń;
3.4.3.5. Wzór zgłoszenia naruszania podmiotowi danych;
3.4.3.6. Wzór klauzuli informacyjnej dla pracowników;
3.4.3.7. Wzór klauzuli informacyjnej dla współpracowników;
3.4.3.8. Wzór klauzuli informacyjnej dla kontrahentów;
3.4.3.9. Wzór upoważnień do przetwarzania danych osobowych;
3.4.3.10. Wzór ewidencji upoważnień;
3.4.3.11. Wzór oświadczenia o poufności;
3.4.3.12. Wzór umowy o poufności;
3.4.3.13. Wzór umowy powierzenia;
3.4.3.14. Wzór aneksu do umów powierzenia;
3.4.3.15. Listę kontrolną dla podmiotu przetwarzającego;
3.4.3.16. Wzór wyznaczenia IOD;
3.4.3.17. Wzór odwołania IOD;
3.4.3.18. Schemat polityki retencyjnej;
3.4.3.19. Informację o obowiązkach administratora, zawierającą szczegółowy opis praw i obowiązków, a także zasad przetwarzania i przesłanek legalizacyjnych oraz transferowych.

3.5. Pakiet #3 o wartości 99 zł brutto zapewnia:
3.5.1. gwarantowany udział w Konwencie i wydarzeniach towarzyszących;
3.5.2. materiały konferencyjne;
3.5.3. szkolenie e-learningowe z zakresu ochrony danych osobowych.
3.6. Pakiet #4 o wartości 1 999 zł brutto zapewnia:

3.6.1. gwarantowany udział w Konwencie i wydarzeniach towarzyszących;
3.6.2. materiały konferencyjne;
3.6.3. udział w cyklu szkoleń pokonwentowych, obejmujących siedem comiesięcznych spotkań prowadzonych przez Organizatorów;
3.6.4. komplet materiałów dydaktycznych.

3.7. Wartość pakietów opisanych w punktach 3.4.-3.6. może ulec zmianie. Każdorazowo informacje o aktualnej wartości poszczególnych pakietów znajdują się na stronie internetowej Konwentu wskazanej w punkcie 7.4.
3.8. Zmiana wartości pakietów, o której mowa w punkcie 3.7. nie wpływa na wartość i zakres usług pakietów zakupionych przed dokonaniem zmiany.

3.9. Uczestnik ma prawo korzystać z dokumentacji wzorcowej, o której mowa w punkcie 3.4.3. wyłącznie do obsługi własnej działalności gospodarczej lub zawodowej, w tym w szczególności do stworzenia dokumentacji ochrony danych osobowych w swoim przedsiębiorstwie. Zakazane jest dalsze, zwłaszcza odpłatne, udostępnianie całej dokumentacji wzorcowej lub poszczególnych jej elementów.

4. Rejestracja
4.1. Proces rejestracji rozpocznie się 11 października 2018 r. o godzinie 11:00 i będzie trwał do dnia 23 listopada 2018 r., z zastrzeżeniem punktu 2.4.
4.2. Rejestracja udziału w Konwencie odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem formularza rejestracyjnego, dostępnego pod adresem www.konwentodo.pl.
4.3. Do zarejestrowania udziału w Konwencie wymagane jest podanie następujących danych Uczestnika:

4.3.1. imię i nazwisko;
4.3.2. nazwa organizacji/podmiotu, w imieniu którego zgłasza się Uczestnik;
4.3.3. stanowisko zajmowane przez Uczestnika w organizacji;
4.3.4. adres poczty elektronicznej.

4.4. Każdorazowo weryfikacja zgłoszenia zostanie potwierdzona przez Organizatora wysłaniem drogą elektroniczną na adres podany w formularzu rejestracyjnym elektronicznego potwierdzenia rejestracji. Potwierdzenie o którym mowa w zdaniu poprzedzającym stanowi gwarancję udziału Uczestnika w Konwencie oraz wydarzeniach towarzyszących. Organizator zastrzega sobie prawo do przesłania elektronicznego potwierdzenia rejestracji w ciągu 7 dni roboczych od daty dokonania zgłoszenia.
4.5. Pierwszeństwo udziału w Konwencie mają Uczestnicy, którzy wybrali jeden z pakietów określonych w postanowieniu punktu 3.4.-3.5.
4.6. Udział osób korzystających z pakietu określonego w punkcie 3.3. będzie uzależniony od decyzji Organizatora zgodnie z postanowieniem punktu 2.5.2. Organizator zastrzega sobie prawo do stopniowego potwierdzania udziału osób, które korzystają z pakietu określonego w punkcie 3.3.

5. Płatności
5.1. Uczestnik korzystający z pakietów opisanych w punktach 3.4.-3.6. zobowiązany jest do uiszczenia opłaty odpowiadającej wartości wybranego przez siebie pakietu.
5.2. Płatność za pakiet, a tym samym udział w Konwencie, nastąpi po dokonaniu rejestracji i wyboru pakietu usług. System rejestracyjny przekieruje Uczestnika na stronę systemu transakcyjnego umożliwiającego dokonanie płatności na rzecz Organizatora.
5.3. Wszelkie płatności odbywać się będą za pośrednictwem systemu płatności online Dotpay, którego operatorem jest Dotpay Sp. z o.o. Regulamin dokonywania wpłat jest dostępny pod adresem: https://ssl.dotpay.pl/files/regulamin_dotpay_sa_dokonywania_wplat_w_serwisie_dotpay.pdf .
5.4.Ceny poszczególnych pakietów zawierają podatek VAT.
5.5. Po zaksięgowaniu należności przez system transakcyjny, o którym mowa w punkcie poprzedzającym, Organizator przekaże Uczestnikowi na wskazany podczas rejestracji adres poczty elektronicznej fakturę VAT.
5.6. Organizator przewiduje możliwość uiszczenia opłaty, o której mowa w punkcie 5.1. z wykorzystaniem tradycyjnego przelewu bankowego, na podstawie wystawionej faktury VAT. O zamiarze skorzystania z tej możliwości Uczestnik zobowiązany jest poinformować Organizatora drogą mailową na adres wskazany na stronie internetowej Konwentu w ciągu 24 godzin od dokonania rejestracji. Organizator wskaże szczegółowe dane do dokonania płatności.

6. Przepisy porządkowe
6.1. Uczestnicy są zobowiązani są do przestrzegania ogólnie obowiązujących zasad BHP, przepisów przeciwpożarowych oraz wewnętrznych zarządzeń obowiązujących na terenie Hali Expo-Łódź w Łodzi.
6.2. Uczestnicy są zobowiązani do wykonywania poleceń służb porządkowych, informacyjnych, a także funkcjonariuszy Straży Pożarnej lub innych służb państwowych.
6.3. Zabronione jest prowadzenie przez Uczestników jakichkolwiek działań komercyjnych, akwizycyjnych, reklamowych, promocyjnych, a także agitujących oraz zbiórek pieniężnych nieuzgodnionych uprzednio z Organizatorem, jak również działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.
6.4. Uczestnikom Konwentu nie wolno wnosić ani wprowadzać zwierząt, za wyjątkiem psów-przewodników osób niewidomych i słabowidzących.
6.5. Uczestników Konwentu obowiązuje bezwzględny zakaz:

6.5.1. wnoszenia i używania broni, amunicji i materiałów pirotechnicznych oraz szkodliwych substancji chemicznych, oraz innych materiałów stanowiących zagrożenie pożarowe, uszkodzenia mienia oraz stwarzających niebezpieczeństwo dla zdrowia, życia bezpieczeństwa innych osób;
6.5.2. wnoszenia i spożywania alkoholu oraz środków odurzających;
6.5.3. palenia wyrobów tytoniowych oraz używania papierosów elektronicznych poza wyznaczonymi do tego miejscami;
6.5.4. zachowania niezgodnego z zasadami współżycia społecznego oraz zakłócania porządku publicznego.
6.6. Organizator ma prawo odmówić wstępu lub wyprosić z terenu konferencji:
6.6.1. osoby znajdujące się pod widocznym wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających środków;
6.6.2. osoby posiadające materiały, środki lub przedmioty wskazane w punkcie 6.5.1. i 6.5.2.;
6.6.3. osoby zachowujące się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzające zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego;
6.6.4. osoby nieposiadające elektronicznego potwierdzenia udziału w Konwencie.

6.7. Uczestnicy mogą przebywać na terenie Konwentu tylko w miejscach i godzinach otwarcia oznaczonych przez Organizatora.
6.8. Organizator zapewnia dostęp do szatni i toalet.
6.9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez dozoru właściciela na terenie Konwentu.
6.10. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za wyrządzone przez siebie szkody.
6.11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane:

6.11.1. przez osoby trzecie;
6.11.2. z winy poszkodowanego;
6.11.3. siłą wyższą.

7. Postanowienia końcowe
7.1. Reklamacje dotyczące organizacji Konwentu mogą być składane przez Uczestników w terminie 14 dni od zakończenia Konwentu drogą elektroniczną na adres dominika.madej@lubasziwspolnicy.pl lub na adres siedziby Organizatora.
7.2. Reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko Uczestnika, opis zastrzeżeń dotyczących organizacji Konwentu, adres do korespondencji oraz adres poczty elektronicznej Uczestnika.
7.3. Organizator rozpatrzy reklamacje w ciągu 14 dni roboczych od daty ich otrzymania, udzielając odpowiedzi drogą elektroniczną.
7.4. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do niniejszego Regulaminu w każdym czasie. Zmiany te będą każdorazowo publikowane na stronie internetowej Konwentu: https://konwentodo.pl/ .
7.5. Organizator zastrzega sobie prawo do:

7.5.1. odwołania całości lub części Konwentu;
7.5.2. przełożenia Konwentu na inny termin;
7.5.3. dokonania zmian w programie Konwentu;
7.5.4. dokonania zmian w zakresie listy prelegentów występujących na Konwencie.

7.6. W kwestiach nieuregulowanych w Regulaminie jak też w zakresie ewentualnej interpretacji Regulaminu zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa polskiego.
7.7. Regulamin obowiązuje od dnia publikacji na stronie internetowej Konwentu wskazanej w punkcie 7.4.